1. Wettelijk kader
Overeenkomstig artikel XI.248/10, §1 Wetboek Economisch Recht voert deAuteurs procedures in en past ze deze procedures toe om belangenconflicten te vermijden en, daar waar die niet vermeden kunnen worden, om feitelijke of potentiële belangenconflicten te identificeren, te beheren, te bewaken en bekend te maken op een zodanige wijze dat voorkomen wordt dat deze de door de vennootschap vertegenwoordigde gezamenlijke belangen van de vennoten schaden.
2. Betrokken personen
Deze procedureregels hebben betrekking op de verrichtingen die personeelsleden, het uitvoerend personeel en de vertegenwoordigers van deAuteurs in het kader van hun functie uitvoeren en waarbij deze een manifest persoonlijk belang hebben, los van het feit of ze vergoed worden of niet.
3. Definitie van belangenconflicten
Elke betrokken persoon moet alles in het werk stellen om te vermijden dat zij in een situatie terechtkomt waarin haar persoonlijke interesses in conflict komen met haar zakelijke functies.
Een belangenconflict is een situatie waarin een personeelslid, een bestuurder of elke persoon die deAuteurs vertegenwoordigt op welke manier dan ook, voldoende persoonlijke belangen heeft om het belang van de vennoten te schaden of riskeert te schaden. Een belangenconflict kan ontstaan zelfs indien de bestuurder of het personeelslid niet daadwerkelijk van zijn functie heeft geprofiteerd om zijn persoonlijke belangen te dienen. In dat geval spreken we van een potentieel belangenconflict.
4. Verplichting om elk belangenconflict te melden en openbaar te maken
De aandacht van de bestuurders en personeelsleden wordt in het bijzonder gevestigd op de verplichtingen die voor hen gelden bij de uitoefening van hun mandaat en taken. Zij moeten hun mandaat en taken onpartijdig en objectief uitoefenen, in overeenstemming met hun loyaliteits- en discretieplicht jegens deAuteurs, en zich laten leiden door de belangen van de vennoten.
De bestuurders en personeelsleden zullen afzien hun mandaat of functie op een ongepaste wijze bekend te maken en zo het imago van deAuteurs te schaden.
Bestuurders zijn verplicht aan het begin van hun mandaat een onafhankelijkheidsverklaring te ondertekenen.
Elke bestuurder en personeelslid moet elke situatie waarin sprake is van een belangenconflict of potentieel belangenconflict tijdig en volledig melden.
Het personeelslid dat denkt zich in dergelijke situatie te bevinden dient de algemeen directeur hiervan in te lichten. Indien de algemeen directeur gelooft dat er sprake is van een belangenconflict, dient zij de raad van bestuur te informeren. De bestuurder dient, in zijn geval, de andere leden van de raad van bestuur te informeren.
De bestuurders en personeelsleden nemen niet deel aan interventies of beslissingen die van invloed kunnen zijn op het beheer van een zaak waarin hij, een naaste, een familielid of elke andere persoon met wie hij zakelijke of vriendschappelijke relaties onderhoudt, belangen heeft.
5. Behandeling van belangenverklaringen
De algemeen directeur of de raad van bestuur, afhankelijk van de zaak, analyseert de verklaringen van belangenconflicten die hen zijn voorgelegd.
Indien de analyse van de situatie aantoont dat er geen sprake is van een belangenconflict, brengt de algemeen directeur of de raad van bestuur het personeelslid of de bestuurder hiervan schriftelijk op de hoogte.
In het geval er beslist wordt dat er wel sprake is van een belangenconflict, beslist de algemeen directeur of de raad van bestuur over de te nemen administratieve maatregelen en brengt zij het personeelslid of de bestuurder hiervan schriftelijk op de hoogte
De ingevoerde administratieve maatregelen moeten een onafhankelijke, objectieve en transparante behandeling van de zaken verzekeren en ervoor zorgen dat het personeelslid of de bestuurder niet kan tussenkomen in deze behandeling.